الخطاب الرسمي هو ذلك الخطاب الذي يتم توجيهه إلى الجهات الحكومية من أجل قضاء أمر ما، وقد لا يعلم الكثير منا ما هي الطريقة الصحيحة لكتابة خطاب رسمي، حيث يحتاج الأمر إلى الكثير من الأمور والمتطلبات الهامة حتى تتمكن من الحصول على خطاب بطريقة جيدة، ويجب على كل من يقدم على كتابة خطاب أن يعلم ما هي الشروط اللازم توافرها لكتابة ذلك الخطاب وهو ما سوف نتعرف عليه خلال السطور التالية من المقال “الدليل الشامل لكتابة خطاب رسمي” .

فهرس المقال:

• تعريف خطاب الرسمي
• الدليل الشامل لكتابة خطاب رسمي
• أنواع الخطابات الرسمية 
• نصائح هامة عند كتابة الخطابات الرسمية
• ما هي أهمية الخطابات الرسمية؟

تعريف خطاب الرسمي

قبل التعرف على كافة التفاصيل التي تخص كتابة خطاب رسمي بشكل محترف عليك أولا أن تعلم ما هو الخطاب الرسمي، حيث يعتبر الخطاب الرسمي مجرد رسالة يتم توجيهها إلى الجهات الحكومية أو الغير الحكومية على حد سواء، ويعتبر من بين الأشياء الهامة والضرورية من أجل التقدم إلى شكوى أو التقدم على وظائف وغيرها من الأمور الهامة، لذا يجب عليك أن تعلم ما هي العناصر اللازمة من أجل كتابة الخطاب حتى تتمكن من كتابته بطريقة سليمة.

الدليل الشامل لكتابة خطاب رسمي

حتى تتمكن من كتابة خطاب رسمي ولكن بطريقة احترافية لابد من التعرف على الدليل الشامل والكامل من أجل كتابة ذلك الخطاب، وعن الدليل الشامل لكتابة الخطاب الرسمي على الطريقة الاحترافية فهو على النحو التالي:

• على الشخص أن يحافظ بشكل كامل عن الدقة في كتابة الخطاب حيث يجب عليك أن تختار الألفاظ المناسبة لكتابة ذلك الخطاب حتى تتمكن من توصيل الفكرة التي تود توصيلها بوضوح.
• أن يتضمن الخطاب المزيد من التفاصيل التي تظهر في الألفاظ البعيدة كل البعد عن العاطفة التي تشعر بها، على أن تقوم باختيار الألفاظ المقنعة على قدر الإمكان.
• العمل على ترتيب الأفكار داخل الجواب والعمل على تقسيمها على حد سواء فهي من بين الأمور الهامة والضرورية عند كتابة الجواب.
• لا يتم التطويل نهائيا في الخطابات الرسمية فعليك توصيل الفكرة أو الهدف من الجواب في أبسط الصور والتفاصيل.
• البعد كل البعد عن المحسنات الأدبية والتعابير الأدبية المختلفة حيث يعتبر ذلك الجواب رسميا وسوف يتم تقديمه إلى الجهة الحكومية.
• أن تقوم بالإشارة إلى التاريخ الذي تم كتابة الجواب به خاصة إن كان الجواب متعلق بمشكلة في السابق.
• الصدق يعتبر هو الطريقة الأمثل لكتابة خطاب رسمي لذا على الشخص أن يبتعد بشكل نهائي عن التزييف في المعلومات الواردة في الجواب.

أنواع الخطابات الرسمية 

قبل أن تقوم بكتابة خطاب رسمي عليك أن تعلم في بداية الأمر ما هي أنواع تلك الخطابات، حيث يوجد أكثر من نوع مختلف يمكنكم اللجوء إليه وهما على النحو التالي:

• الخطابات التجارية الرسمية 

وتعتبر تلك الخطابات هي تلك النوعية التي تستخدم في الأغراض التجارية، والتي يتم من خلالها تقديم المعلومات التي تخص الشركات، وفي حالة كتابة تلك النوعية من الخطابات عليك تدوين كافة المعلومات التي تخص الشركة به بالإضافة إلى رقم الهاتف وغيرها من البيانات.

• الخطابات العامة

وهي تلك الخطابات التي يتم تقديمها إلى الجهات العامة بشكل عام والتي يتم تقديمها على شكل الشكاوي أو القرارات الإدارية وغيرها من الأنواع المختلفة.

نصائح هامة عند كتابة الخطابات الرسمية

حتى تتمكن من كتابة خطاب رسمي بشكل محترف عليك اتباع النصائح الهامة التالية وهي على النحو التالي:

• أن يتم كتابة الخطاب على ورق أبيض لا يتضمن أي صور أو طباعات حتى لا يتشتت تنبيه من يقرأ الخطاب، أو من الممكن الكتابة على الأوراق التي تتضمن شعار الجهة الحكومية المرسول إليها.
• من الأفضل أن يتم كتابة الخطاب على الوورد Word حيث تعتبر تلك الطريقة هي الأفضل من أجل تنسيق الكلام والمحافظة على العناوين الأساسية والفرعية في تنظيم جيد.
• عليك أن تبدأ الصيغة الرسمية للخطاب بالتحية والسلام، على أن تقوم بإلقاء التحية على الجهة المرسول لها الجواب ومن ثم وضع المحتوى الخاص بالجواب بشكل منظم.
• محتوى الجواب لابد وأن يكون متناسق وطريقة سرد التفاصيل تكون أفضل حتى يتمكن الجميع من التعرف عليها.
• عليك أن تقوم بختم الجواب وكتابة لكم جزيل الشكر على أن تقوم بوضع كافة التفاصيل التي تخصك من الأسم والتاريخ وباقي البيانات الهامة.

ما هي أهمية الخطابات الرسمية؟

بالطبع توجد في الخطابات الرسمية الكثير من الأهمية للأشخاص، وعن أهمية كتابة خطاب رسمي بالنسبة إلى الأشخاص فهي على النحو التالي:

• تعتبر الخطابات الرسمية من بين الأشياء الهامة في الحياة سواء في الوظيفة أو بشكل أجتماعي.
• كما تعتبر تلك الوسيلة من بين أهم وسائل الاتصال بين الهيئات والأشخاص على حد سواء.
• وهو يعتبر بمثابة الوثيقة الرسمية التي يمكنكم من خلالها التعامل مع الجهات الحكومية خاصة في حال تقديم طلب أو شكوى على حد سواء.
• الخطاب الرسمي من بين أهم الأشياء التي ساهمت في توفير الوقت والمجهود على المواطنين.
• ومن الممكن أن يتم الاحتفاظ بالخطاب الرسمي كنوع من أنواع الوثائق الرسمية التي من السهل العودة إليها في أي وقت.