يشير مصطلح الادارة الالكترونية إلى أي من الآليات التي تحول ما يعتبر في المكتب التقليدي من عمليات ورقية إلى عمليات إلكترونية، بهدف إنشاء مكتب غير ورقي، وهذه أداة لتكنولوجيا المعلومات والاتصالات، بهدف تحسين الإنتاجية والأداء، ويمكن للإدارة الإلكترونية أن تشمل كلا من الاتصال داخل المكتب والاتصال فيما بين المكاتب لأي منظمة.

الادارة الالكترونية

يتمثل هدفها في إدخال الشفافية والمساءلة إلى تحسين الادارة الإلكترونية داخل أي منظمة.

 وفي ألمانيا، تستهدف هذه المبادرة بصفة خاصة المنظمات الحكومية، حيث تثير المساءلة العامة قلقاً خاصاً، ويجري تطوير عمليات مماثلة في العديد من الشركات الأمريكية للمساعدة على الامتثال لقانون الإدارة.

وينبغي أن يتمحور تنفيذ أي حل للإدارة الإلكترونية حول العملاء وليس حول المنظمات، وأن يلغي الاعتماد على أفراد بعينهم، وأن يستحدث نظم عمل شفافة.

 وتشمل أمثلة الإدارة الإلكترونية، وجداول زمنية على الإنترنت، وحساب النفقات ويمكن استخدام ذلك للمساعدة في خفض التكاليف التي تتكبدها المنظمة.

مميزات الادارة الالكترونية

وقد سيطر تطبيق تكنولوجيات المعلومات والاتصالات على الإدارة العامة ووفر مزايا كثيرة للمواطنين، تتراوح بين سهولة الحصول على المعلومات وإتمام الإجراءات خارج ساعات العمل التقليدية.

وبالإضافة إلى ذلك، أدى هذا التحول أيضاً إلى تبسيط العمليات، نحن نحلل كل الفوائد التي توفرها الادارة الإلكترونية للمواطنين، والتي تحققت بالتوقيع الإلكتروني.

 وقد حدث التحول الرقمي في مجالات شديدة التنوع، من بينها الإدارة العامة، التي كيفت طريقتها في التعامل مع المواطن مع الابتكارات التكنولوجية الحالية، مع ما ينطوي عليه ذلك من فوائد (وتحديات) للجميع.

 وتعرّف المفوضية الأوروبية الادارة الإلكترونية بأنها “استخدام تكنولوجيا المعلومات والاتصالات في الإدارات العامة، بالاقتران مع تغييرات تنظيمية ومهارات جديدة، من أجل تحسين الخدمات العامة والعمليات الديمقراطية وتعزيز الدعم للسياسات العامة.

وكان هذا التغيير في النموذج المتعلق بكيفية فهمنا لعمل الإدارة ممكناً بفضل تنفيذ التوقيع والتوثيق الرقميين، وهما أداتان ظللنا نعمل بهما على تحقيق هدف الإدارة الالكترونية وإيجاد حلول تستند إليهما، مع معرفة ما توفره من مزايا واسعة النطاق.

الادارة الالكترونية والتوقيع الرقمي

 ففي المقام الأول، وبفضل التوقيع الرقمي، يمكن لأي مواطن أن يقوم بأي إجراء وأن يشهد بموافقته دون أن يضطر إلى مغادرة بيته والذهاب إلى أقرب مكتب.

 وبهذه الطريقة تصبح الإدارة كياناً متاحاً على مدار الساعة 365 يوماً في السنة.

 وبفضل ذلك، لا يكون المواطن مقيداً بساعات عمل محدودة لا يستطيع الذهاب إليها دائماً بسبب مسائل تتعلق بالعمل أو مسؤوليات أخرى.

وهي ليست مسألة ضرورة فحسب، بل أيضاً مسألة ملاءمة وسريعة.

فالإجراءات التي كانت تستغرق ساعات عديدة يمكن الآن أن تُنجز على بعد دقائق قليلة من البيت.

توفير التكاليف على الجميع

وينتج عن كل ذلك توفير كبير في التكاليف، إذ لا حاجة لأن يسافر المواطن إلى أي مكان.

ووفقاً للتقرير المعنون “الكفاءة والوفورات مع تطبيق التكنولوجيات الميسورة في الإدارات العامة”، الذي أعده المركز الوطني لمؤسسة تكنولوجيات الميسَّرة (مركز المعلومات والاتصالات، بحروفه الأولى باللغة الإسبانية)، سيوفر تنفيذ الإدارة الرقمية 358 134 مليون يورو من عام 2011 إلى عام 2020.

والادخار لا يحدث فقط في الجزء من الإدارة (الذي يؤثر في نهاية المطاف على المواطن ليتمكن من تخصيص المزيد من الموارد الاقتصادية لأنشطة وخدمات أخرى)، بل يعود مباشرة إلى الناس.

 ووفقاً لإميليو جارسيا، رئيس رابطة المهنيين العموميين في مجال تكنولوجيا المعلومات في إدارة الدولة (ASTIC بالحروف الأولى من اسمها بالإسبانية)، فإن هذا الإجراء الذي كانت تكلفته في السابق 80 يمكن أن يتم فقط على الشبكة 5 إلكترونياً.

 كما تؤدي الإدارة الرقمية إلى الحد من التأثير البيئي، وهو ما يؤثر علينا ويفيد الجميع كمجتمع ومن ثم، فإن الوفورات في الأوراق وغيرها من التكاليف الناجمة عن التشرد لها أثر إيجابي على البيئة.

والهدف من التوقيع العالمي هو أنه يمكن استخدامه من الأجهزة المحمولة والحواسيب، بصرف النظر عن نظام التشغيل ومتصفح المعلومات المستخدم ودون أن يفقد هذا التوقيع فعاليته أو أن تكون لديه تجربة استعمال أسوأ.

ويجب أن يضاف إلى ذلك كله أن العمليات الإلكترونية تتميز بإمكانية التعقب والأمن، مما يجعل النظام أكثر أماناً وشفافية.

 والتوثيق عملية تستخدم حلولاً مثل منصة فيافيرما لتحديد هوية المستخدم من خلال شهادات رقمية مثل بطاقة الهوية الإلكترونية، التي تضمن الحياد والثقة في مجال التكنولوجيا.

حالة الإدارة الإلكترونية

حالة الادارة الإلكترونية داخل البلدان الأعضاء في الاتحاد الأوروبي حللت عدة جوانب رئيسية مثل التركيز على المواطن أو الشفافية، مع مراعاة التفاصيل المتعلقة بكل منطقة مثل سكانها أو ناتجها المحلي الإجمالي.

ووفقاً للدراسة، تندرج إسبانيا في فئة “قيد التنفيذ”، أي أنها بلد “يظهر تطوراً واضحاً في الادارة الالكترونية، ولكنه يواجه عوامل خارجية تعوق الأخذ الكامل به، مثل مستوى استخدام الخدمات الإلكترونية.

وتواجه الادارة الإلكترونية أيضاً بعض التحديات والتي منها عدم التغلغل الكافي داخل لتكنولوجيات المعلومات وجهات الاتصالات.