تحظى الكتابة الوظيفية بأهميتها الكبيرة لقدرتها على إيصال المعنى بدون الحاجة إلى مشتتات لفظية أو معنوية. فهي عبارة عن أسلوب نمطي من الكتابة الواضحة، الذي يستخدم لإيصال مفهوم أو معلومة بشكل سلس ومختصر. لذلك، هي الخيار الأمثل لكتابة الرسائل الرسمية والخطابات والتقارير. علاوة على ذلك، فهي أنسب أنواع الكتابة للسير الذاتية والأبحاث العلمية.

ما هي الكتابة الوظيفية

تُعرَف الكتابة الوظيفية بأنها أسلوب محدد من الكتابة الموضوعية التي تختص بمهمة محددة، مثل مناقشة موضوع يخص العمل. ويعد هذا النمط من الكتابة طريقة جيدة للغاية للتواصل بين الأفراد والشركات، بما يخص الدراسة أو غيرها من الأمور. وأهم ما يميزها هو ابتعادها عن كل ما هو شخصي وعاطفي. حيث تتميز بأسلوب مختصر وجاد، وبعيدة كل البعد عن الحشو والخيال، حيث تختص فقط بتقديم المعلومات بطريقة مباشرة، وسهلة للفهم، بعيدًا عن الأبداع في التعبير الذي من شأنه تشتيت القارئ.

الهدف من الكتابة الوظيفية

تهدف الكتابة الوظيفية إلى إيصال رسالة معينة، أو إيضاح موضوع محدد في أطار جيد بعيد عن التعقيدات اللفظية. وكذلك تهدف إلى الرصانة اللفظية والجدية في القول، لذا تستخدم في رسائل التوظيف، والرسائل الحكومية. بالإضافة إلى ذلك، يكون المحتوي عبارة عن مناقشة أمر بعينه أو طلب أمر ما، لا حاجة لطلبه بالبلاغة. رغم ذلك، لها قواعدها وضوابطها المحددة التي تساعد في إيصال المعنى المرجو منها بكل وضوح. فهي مهارة ضرورية تساعد من يتمكن منها في كتابة التقارير والسير الذاتية والتلاخيص والرسائل الرسمية، وغيرها.

خصائص الكِتابة الوظِيفية

يتسم هذا النوع من الكتابة بعدة خصائص وسمات تعمل جميعها على تحقيق الهدف منها، وهو كما ذكرنا، إيصال المطلوب بكل وضوح وإيجاز. وهذه الخصائص نلخصها في:

• الإيجاز والاختصار: تبرز هذه السمة بشدة وسط جميع خصائص الكتابة الوظيفية. فالغرض هو الحديث عن موضوع معين، بذكر كافة المعلومات اللازمة دون زيادة أو نقصان، حتى لا يمل القارئ.
• التنظيم: وهو اتباع الاستراتيجيات و البروتوكولات التي تحكم كتابة الرسائل الرسمية على سبيل المثال. هذه البروتوكولات تميز كل نوع عن الآخر.
• السلامة اللغوية: خلو الكتابة من الأخطاء الإملائية والنحوية، كذلك الاهتمام بعلامات الترقيم. لإن الوقوع في مثل هذه الأخطاء قد يؤدي إلى سوء فهم المحتوي.
• الوضوح: استخدام الكلمات والعبارات الواضحة، والابتعاد عن المرادفات الغريبة، فكما ذكرنا سابقًا، توجيه رسالة محددة لا يتطلب قدرات إبداعية.
• الموضوعية: لابد أن تعبر الكتابة عن موضوعها فقط، ولا تعبر عن رأي كاتبها. باختصار، لا تمثل الموقف الشخصي، بل تكتب بطريقة مباشرة لتكون مفهومة للجميع.

أنواع الكِتَابة الوظِيفية

مهمة الكتابة الوظيفية الأساسية هي التعبير عن فكرة سليمة بأسلوب مباشر ومفهوم، بعيدًا عن الأسلوب المنمق. وفيما يلي نوضح أنواعها المختلفة:

• التلخيص: وهو اختصار بحث أو تقرير ما في عدد كلمات محدد، بالشكل الذي لا يؤثر على الأفكار الرئيسية التي يتضمنها البحث أو التقرير. بما يقلل من الوقت والجهد اللازمان لقراءة النص، مع تقديم صورة أصغر تحوي نفس الأفكار بالترتيب نفسه. ويجب مراعاة الأمانة عند التلخيص، والابتعاد عن تحريف البيانات، حتى لا يحدث تغيير يضر الكتابة.
• السيرة الذاتية: كتابة السيرة الذاتية بالشكل الذي يجمع كافة المهارات التي يتمتع بها شخص للتقديم لوظيفة. ويجب أن تشمل كافة البيانات التي تحتاجها الشركة عن المتقدم، من بيانات شخصية، وخبرات عملية، ومهارات تواصل، ودراسات أكاديمية، وأيضًا الهوايات.
• الرسائل الرسمية: وهي عبارة عن الرسائل الرسمية التي ترسل إلى الحكومة وجهات العمل. وتتبع هذه الرسائل نظام محدد في الكتابة، ومنها كذلك، الرسائل الداخلية بين أقسام المؤسسات، والخارجية التي ترسل إلى جهات أخري. وينحصر محتواها على مجريات العمل والعقود والصفقات، وغيرها من شؤون العمل.
• التقارير: تمثل التقارير معلومات تم استخراجها من الدراسات المختلفة، وتتميز باللغة الواضحة، والدقة العالية. حيث يجب أن تشمل بيانات إحصائية دقيقة للغاية، فيمثل بعضها نسب الفئات العمرية المختلفة في مكان ما، وهكذا.

 ما الفرق بين الكتابة الإبداعية والوظيفية؟

الكتابة الإبداعية تتناول موضوعات عدة وتحتاج إلى الموهبة والابتكار، كما تستعمل الخيال وعبارات البلاغة. أيضًا، تعتمد على الإسهاب والتلميحات، فمن الممكن الإشارة إلى نفس المعنى بأكثر من طريقة. لهذا تستعمل في كتابة الشعر والنثر وليس التقديم على وظيفة، لقدرتها على استعمال المحسنات اللفظية والقدرات اللغوية كالطباق والجناس والسجع، وغيرها. وهذا ما يوضح الفرق الكبير بين الكتابة الوظيفية والإبداعية.